UNIDAD 6 CONTROL

UNIDAD 6
CONTROL

CONCEPTO DE CONTROL

Si el control se estudia como ultima etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando; incluso, para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. De hecho, la información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso de planeación.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aun que una empresa cuente con magníficos planes, una estructuras organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera vista, esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación, y que comprende solamente hechos pasados o históricos.

La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que histórico, su carácter es pronostico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prevé y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisaran algunas de las definiciones más aceptadas:

Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichael Bernard Sarchert. Es la regulación de las actitudes, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Ferry. El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y, es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Harold Koontz y Cyril O’Donnell. Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección con las desviaciones, para asegurar la obtención del los objetivos de acuerdo con el plan.
Robert B. Buchele. El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
Robert C. Appleby. La medición y corrección de la realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.



ELEMENTOS DEL CONCEPTO.

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:

1.-Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación. Como se dejo entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.
2.-Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3.-Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
4.-Establecer medidas correctivas. El objetivo del control es prever y corregir los errores.
Con base a estos elementos se puede definir al control como:
Evaluación y medición de la ejecución de los panes, con fin de detectar y prever desviaciones, y para establecer las medidas correctivas necesarias.

IMPORTANCIA.

El control es vital importancia dado que:
1.-Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
2.-Se aplican a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3.-Determina y analiza rápidamente las causas que pueden organizar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro.
4.-Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5.-proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeaciòn.
6.-Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7.-Su ampliación incide directamente en la racionalizaciòn de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

PRINCIPIOS.

La ampliación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

EQUILIBRIO.

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente.

DE LOS ESTANDERES.

Se refiere a que los controles existen en función de la identificación de los estándares. Ningún control será valido si no se fundamenta en un estándar a seguir. Por tanto, es imprescindible establecer modelos, medidas específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón para evaluar lo establecido anteriormente. La efectividad del control esta en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y dinero.

DE LA OPORTUNIDAD.

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medida correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

DE LAS DESVIACIONES.

Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctas.

COSTEBILIDAD.

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarles si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditué resultan menores que el costo y el tiempo que aplica su implantación.

DE EXCEPCION.

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costo y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxiliaba de métodos probabilìsticos, estadísticos o aleatorios.

DE LA FUNCION CONTROLADA.

La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no será la persona mas idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

PROCESO DE CONTROL

La secuencia de pasos necesarios para efectuar el control aparece en lo siguiente:

Identificación del estándar
Medición de resultados
Comparación
CONTROL
Retroalimentación
Corrección
Detección de Desviaciones

Antes de analizar cada paso del proceso de control es conveniente considerar lo siguiente:

La función del administrador no solamente se concreta a la formulación de planes, si no también implementarlos y revisarlos de manera constante para poder detectar a tiempo todas aquellas variaciones que son generadas por los cambios del medio. Para esta parte del control, es necesario recordar que la formulación de un plan se definió como los diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Desde la posición de control administrativo del diseño o esquema puede ser la tolerancia de 10 minutos para entrar al salón de clases (política), apagar el teléfono celular en el salón de clases (regla), vender 1000 unidades en mayo (objetivo), asignación de tiempo a las actividades (programa), los pasos a seguir para la reinscripción del siguiente semestre o para el requerimiento de materiales (procedimiento), colocar el hombre adecuado en el puesto adecuado (organigrama o descripción de puestos), la descripción grafica del procedimiento (diagrama de flujo), una forma, etcétera.

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Cuando usamos el control estamos ante una labor que implica verificar que los resultados estén de acuerdo con el plan (estándar). Se observa, el último párrafo, que plan y estándar es lo mismo. Un ejemplo sencillo nos ayudará a entenderlo mejor: El sastre o la costurera hacen una prenda de vestir de acuerdo con el modelo aceptado por el cliente. Si el traje o vestido están bien hechos quedaran satisfechos quienes lo hacen y quienes lo usan por estar de acuerdo, desde el principio, con el plan o estándar a seguir.

Sirvámonos del proceso administrativo para dar ejemplo de estándares en cada una de las etapas y que servirán para afirmar que lo determinado pasa a ser el modelo a controlar.

De la etapa de plantación tenemos los siguientes ejemplos:

Misión
Objetivos
Políticas
Procedimientos



De la etapa de organización tenemos los siguientes ejemplos:
Organigrama
Diagrama de flujo
Descripción de puestos

De la etapa de dirección pueden ser:
Reglamento de conducta
Programa de incentivos
Programa de capacitación
Códigos de ética

Los estándares de la etapa de control son los mismos que anteriormente se han fijado y pasan a ser los modelos a controlar, como ejemplos tenemos :
Objetivos
Organigrama
Descripción de puestos
Reglamentos de conducta

IDENTIFICACIÓN DEL ESTÁNDAR

El administrador identifica el estándar fue establecido y le va a servir como unidad de medida para evaluarlo. La identificación de los estándares presenta el estado de ejecución deseado en su aplicación.

MEDICIÓN DE RESULTADOS

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo a los estándares. Los modelos administrativos, de acuerdo con sus características propias, pueden ser: Cuantitativos (si son susceptibles de medirse en unidades numéricas) o cualitativos (cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentes a ciertas cualidades).

Para llevar a cabo su función, se vale primordialmente de los sistemas de información; por lo tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el desempeño que quiere medir), con unidades de medida apropiada y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación).

Medición: Los resultados obtenidos de las ventas.




Comparación

Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos con relación a los estándares preestablecidos.




Detección de desviaciones.
Es el resultado de la comparación de la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

Corrección.
La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con lo estándares.

Retroalimentación.
Es básica en el proceso de control, ya que a través e la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema de administración al correr del tiempo.

CARACTERÍSTICAS

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que desee controlar.

Oportunidad.
Debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubran antes de que se produzcan.

Accesibilidad.
Debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación.

Ubicación estratégica.
Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL.

a) Cantidad. Actividades en las que el volumen es importante.
b) Tiempo. Se controlan fechas programadas.
c) Costo. Indicador de la eficacia administrativa.
d) Calidad. Especificaciones que debe reunir determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

EL CONTRO Y SU PERIOSIDAD.

A. Control preliminar. Se efectúa antes de realizar las actividades.
B. Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades., como un proceso continuo.
C. Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas.


CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.

El controlo se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.


Control de Producción

La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. el control en esta área comprende cuatro funciones.


Control de calidad

Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la v9igilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especifica, tanto en las materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos, mismos que se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.


Control de inventarios

Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

Un buen sistema de control de inventarios permite:

a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.
b) Evitar pérdidas considerables en las ventas.
c) Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado.
d) Reducir los al mínimo las interrupciones de la producción.
e) Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.

El control de inventarios se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados.

Clases de inventarios:

Materias primas: Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.
Materiales en proceso: Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.
Productos terminados: Son los productos terminados que están listos para su almacenamiento.
Partes de la maquinaria y/o herramientas: No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las máquinas.
Control de la producción

El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

Un sistema adecuado de control de producción reporta los siguientes beneficios:

Disminución de tiempos ociosos.
Reducción de costos.
Evita demo0ras en la producción.
Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes.
Incrementa la productividad.


Control de compras

Verifica el cumplimiento de actividades tales como:

a) Selección adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y la calidad especificada por el departamento solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.
d) Determinación del punto de pedido y de orden
e) Comprobación de precios.

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:

a) Compras innecesarias, excesivas y caras.
b) Adquirir materiales de baja calidad.
c) Retrasos en los programas de producción y otras áreas.


Control de mercadotecnia

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia.

La evaluación en toda esta área, proporciona fundamentos para:

a) Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.
b) Desarrollo de los planes a corto y mediano plazo.
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores.
d) Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia tales como:

· Planeación de producción.
· Inventarios
· Compras
· Investigación y desarrollo.
· Tráfico.
· Innovaciones en plana y equipo.
· Finanzas: expansiones, fusiones, etc.
· Determinación de las necesidades de efectivo.
· Necesidades de planta y de recursos humanos


Control de ventas

Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir.

Control de finanzas

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros, básicamente, comprende cuatro áreas:


Control presupuestal

Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo son, también, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas.

Un sistema de control presupuestado debe:

Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras etc.
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan.
Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.
Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondiente.
Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo.
Contribuir a lograr las metas de la organización.



Control contable
Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa. El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma la gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras actuaciones.
El control contable debe:

· Proporcionar información veraz y oportuna.
· Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.
· Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones.
· Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones.
· Evitar malos manejos y desfalcos.
· Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.
Costos
Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación. A través de esta información es posible no sólo establecer el precio más adecuado del producto, sino contar con datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a pérdidas, etc., lo que permite a la gerencia tomar decisiones más racionales.
Auditoría
La auditoría contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar:
· La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.
· Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS
Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoría de recursos humanos.
Auditoría de recursos humanos
Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y en la interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.
Incluye además la realización del inventario de recursos humanos a través del cual se cuantifican y registran las habilidades, experiencias, características y conocimientos de todos y cada uno de los integrantes de la empresa.

Evaluación de la actuación
Mide la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros más.
Los anteriores factores se determinan con base en registros estadísticos y se comentan con los supervisores; sirven, a su vez, como base objetiva para establecer acciones correctivas y recompensas, eliminándose, así, conflictos ya apreciaciones subjetivas.
Evaluación de reclutamiento y de selección
Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:
· Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa.
· Retiros y despidos.

Evaluación de capacitación y desarrollo
Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, pero, también, más necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
· Productividad
· Desarrollo del personal

Evaluación de la motivación
Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal: se realiza a través de:


· Encuestas de actitud
· Estudios de ausentismo, retardos y rotación
· Frecuencia de conflictos
· Buzón de quejas y sugerencias
· Productividad

Evaluación de sueldos y salarios
Responde a la pregunta “¿son los salarios de la empresa equitativos y justos?”. Algunas de las medidas más usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control son:
· Estudios de salarios de la empresa
· Estudios de incentivos promedio
· Conflictos salariales
· Presupuestos de salarios
· Evaluación de puestos

Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones
La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros estadísticas relativas a:
· Índices de accidentes
· Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.
· Análisis de ausentismo
· Sugerencias y quejas
· Estudios de fatiga



TÉCNICAS DE CONTROL (CONTROLES)
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control

Sistemas de información
Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoría, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivo, formas y reportes e informes.



Reportes e informes
a) Informes de control que utilizan para el control directo de las operaciones.
b) Reportes de información que presentan más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

Al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Unidad del tema.
2. Concentración sobre las excepciones.
3. Claridad y concisión.
4. Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales.
5. Equilibrio entre la uniformidad y la variedad.
6. Frecuencia de los reportes.
7. Evaluación de la información.


Formas
Son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento.

Control interno
Aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:

a) La obtención de información correcta y segura.
b) La protección de los activos de la empresa.
c) La promoción de la eficiencia en la operación.















Bibliografía· Münch, Galindo Lourdes (2006); “Fundamentos de administración”; ED. Trillas; 7° ed; México.